Politique relative à la confidentialité (externe)

Quel est l'objet de cette politique?

Primaris Management Inc. (« Primaris », « nous », « notre » et « nos ») s'engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels dont elle a la garde et le contrôle. Dans le but de répondre à vos besoins et de mieux vous servir, Primaris peut recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels, dans un degré de détail variant selon le type de service que vous demandez. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons et protégeons les renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle, notamment sur notre site Web à l'adresse https://www.primarisreit.com (le « site Web »).

Qu’est-ce que les « renseignements personnels »?

Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée définissent les « renseignements personnels » au sens large comme des renseignements concernant une personne identifiable ou des renseignements permettant d'identifier une personne, seuls ou associés à d'autres renseignements.

Quels renseignements personnels recueillons-nous à votre sujet?

Si vous nous contactez, accédez à notre site Web ou utilisez le Wi-Fi gratuit de nos centres commerciaux, demandez une location ou signez une location avec nous, nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant, notamment :

le nom
l’adresse
le numéro de téléphone
l’adresse courriel
l’adresse IP ou la géolocalisation,
la date de naissance, les revenus, le numéro d'immatriculation, l’historique de crédit, ainsi que d'autres
les renseignements liés aux réclamations, aux demandes de renseignements et aux communications que vous nous adressez,
les détails des services auxquels vous êtes abonné auprès de nous.

Cueillette, emploi et divulgation de vos renseignements personnels. Pourquoi le faisons-nous?

Habituellement, il n’y a qu’une seule raison pour laquelle nous recueillons, employons et divulguons vos renseignements personnels : mieux vous servir. Le fait de mieux vous connaître nous aide à comprendre vos besoins, à communiquer efficacement avec vous et à vous offrir les services que vous souhaitez recevoir. Plus précisément, nous pouvons recueillir, employer et divulguer vos renseignements personnels dans les buts suivants (les « Buts établis ») :

établir et gérer des relations entre propriétaire et occupant;
établir votre admissibilité à des lieux sous location gérés par Primaris, (y compris l’évaluation du dossier de crédit et traiter les renseignements des agences de crédit) et établir quels produits et services pourraient vous intéresser parmi ceux qui sont offerts par les entreprises avec lesquelles nous avons des alliances stratégiques, et de vous offrir ces produits et services.
tisser et entretenir des relations commerciales (ce qui comprend la fixation des tarifs de location, l’administration des comptes et le fait de s’acquitter d’obligations contractuelles);
organiser des concours, effectuer des sondages sur nos normes de service et recevoir des commentaires et suggestions;
prendre chaque mois des dispositions pour le stationnement;
étudier et régler les réclamations;
compiler des statistiques, effectuer des recherches de marché et rendre compte aux propriétaires des immeubles sous notre gestion;
participer à des transactions commerciales (y compris l’achat, la vente, la location, la fusion ou autre acquisition, cession ou financement);
étudier certaines transactions ou certains modèles de transaction pour détecter les activités illicites ou illégales;
la recherche et le développement internes.
des vérifications internes telles qu'autorisées et pour se conformer à toute exigence ou disposition légale ou réglementaire; ou
à toute autre fin à laquelle vous consentez.

Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

De manière générale, la cueillette, l’emploi et la divulgation de vos renseignements personnels sont tributaires de la manière dont vous faites affaire avec nous. Plus précisément, nous pouvons recueillir des renseignements personnels vous concernant auprès des sources suivantes :

auprès de vous, par le biais de lettres d’intention ou d’offres de location, de demandes de stationnement ou d’autres formulaires remplis par téléphone, courriel, Internet ou lors d’entrevues en personne; il peut s’agir, entre autres, de vos nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, emploi et renseignements financiers et bancaires;
auprès de courtiers, intermédiaires et représentants avec qui vous entretenez une relation;
à partir de vos interactions avec nous; par exemple, à partir de votre historique de paiement;
auprès des agences de renseignements sur le consommateur; par exemple, en consultant votre historique de crédit.
à partir de votre historique de navigation sur notre site, grâce à l'utilisation de témoins (voir notre politique sur les témoins ici) : https://www.primarisreit.com/pages/primarisreit-primaris-cookie-policy

Comment divulguons-nous vos renseignements personnels?

Nous pouvons transférer (ou rendre accessibles) des renseignements personnels à des prestataires de services qui fournissent certains services en notre nom. Par exemple, nous pouvons faire appel à des prestataires pour héberger le site Web, stocker des données, fournir des services de sauvegarde (y compris des services infonuagiques) et gérer nos communications. Certains de nos prestataires peuvent être situés à l’extérieur du Canada, notamment aux États-Unis. À l’extérieur du Canada, les renseignements personnels sont assujettis aux lois étrangères applicables, ce qui peut autoriser des organismes gouvernementaux ou de sécurité nationale à y accéder dans certaines circonstances. Nos prestataires ont accès uniquement aux renseignements nécessaires à l’exercice de leurs fonctions, et nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer ces renseignements à des fins de marketing ou à toute autre fin non autorisée. Pour davantage de renseignements, veuillez nous contacter comme indiqué dans la section « Comment nous contacter » ci-dessous.

Nous pouvons transférer des renseignements personnels à titre d’actifs dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition ou d’une vente, qu’elles soient envisagées ou réalisées (y compris dans le cadre d’une procédure d’insolvabilité ou de faillite), impliquant tout ou partie de Primaris, ou dans le cadre d’une réorganisation d’entreprise ou de tout autre changement de contrôle.

Primaris peut également divulguer vos renseignements personnels lorsque la loi le permet ou l’exige, notamment pour se conformer à une assignation à comparaître, à un mandat ou à toute autre demande ou ordonnance légalement valable (ce qui peut inclure l’accès légal des autorités gouvernementales, des tribunaux ou des organismes d’application de la loi, canadiens ou étrangers). Cette divulgation peut également être faite à d’autres organisations dans le cadre d’une enquête sur une violation d’un accord ou d’une infraction à la loi, ou encore pour détecter, empêcher ou réprimer une fraude, pour protéger nos droits et assurer la sécurité de nos employés, pour faire respecter nos ententes, recouvrer nos créances, ou tel que requis ou permis par la législation en vigueur.

Primaris fait-elle appel à la vidéosurveillance?

La vidéosurveillance peut être utilisée à des fins de sécurité des particuliers, de protection contre le vol ou le vandalisme, et de sécurité des immeubles et biens de Primaris, y compris pour enquêter sur un geste criminel ou un incident de sécurité. Dans l’exécution de ces objectifs, la vidéosurveillance peut être utilisée pour surveiller les zones extérieures et intérieures des installations de Primaris, lorsqu’il n’existe aucune attente raisonnable en matière de vie privée. La surveillance vidéo sera effectuée conformément aux lois du Canada.

Les enregistrements recueillis par la vidéosurveillance sont utilisés :

(a) Pour enquêter sur tout incident impliquant la sûreté ou la sécurité de toute personne se trouvant dans les bâtiments ou sur les biens de Primaris, y compris ses employés, locataires, clients et/ou entrepreneurs;

(b) pour fournir les preuves nécessaires à la protection des droits légaux de Primaris; et

(c) de fournir aux organismes chargés de l’application de la loi des preuves liées à un incident faisant l’objet d’une enquête, sur demande légale et dans le respect des lois en vigueur.

Seuls certains employés, le(s) prestataire(s) de services vidéo, les locataires et les services policiers concernés n’auront accès aux renseignements recueillis par vidéo surveillance que lorsque cela sera nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions. Tous les renseignements enregistrés seront conservés conformément aux pratiques juridiques ou commerciales de Primaris. Une fois que les renseignements enregistrés ne sont plus nécessaires pour atteindre l’objectif pour lequel ils ont été recueillis, et qu’ils ne sont plus requis ni autorisés à être conservés à des fins juridiques ou commerciales, ils seront détruits.

À quoi consentez-vous lorsque vous nous divulguez des renseignements personnels?

En divulguant des renseignements personnels à Primaris ou à nos prestataires de services et agents, vous consentez à ce que nous recueillions, utilisions ou divulguions vos renseignements personnels afin de répondre aux Buts établis. Là où la loi le permet, nous pouvons vérifier vos renseignements personnels, ou obtenir des renseignements personnels supplémentaires vous concernant en vérifiant auprès des bureaux de crédit et autres entités de collecte et de vérification des faits pour nous aider à atteindre les Buts établis.

Votre consentement

Votre connaissance et votre consentement sont requis avant que nous puissions recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels, sauf dans des circonstances particulières. Vous pouvez nous donner votre consentement pour que nous utilisions les renseignements personnels de différentes manières (par exemple, par l’intermédiaire de courtiers). Selon le type de renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous et le but de la collecte, votre consentement peut être explicite ou implicite, et peut être donné oralement ou par écrit.

Comment pouvez-vous refuser ou retirer votre consentement?

Vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles. Veuillez toutefois noter que le refus ou le retrait de votre consentement peut affecter notre capacité à vous fournir les services que vous recevez ou que vous souhaitez recevoir. Pour refuser ou retirer votre consentement, vous devez contacter notre responsable de la protection de la vie privée à l’adresse ou au numéro de téléphone indiqués ci-dessous.

Combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels ne sont conservés que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs établis ou pour se conformer aux lois en vigueur. Primaris utilise des mesures de protection commercialement raisonnables lors du stockage ou de la destruction de vos renseignements personnels, afin d’éviter tout accès non autorisé.

Votre rôle dans le maintien de l’exactitude des renseignements.

Nous nous efforçons de nous assurer que les renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet sont exacts, complets et à jour. Toutefois, il vous incombe d’informer rapidement le représentant de Primaris avec lequel vous êtes en relation de tout changement de nom, d’adresse, de numéro de compte bancaire ou de tout autre renseignement personnel pertinent. Si vous pensez que les renseignements personnels figurant dans nos dossiers peuvent être inexacts, faites-le nous savoir et nous les corrigerons. Si vos renseignements personnels ont été divulguées à des tiers, nous leur communiquerons les renseignements corrigés, si nécessaire.

Comment protégeons-nous vos renseignements personnels?

Que ce soit sous forme électronique ou sur papier, Primaris dispose de contrôles pour maintenir la sécurité des opérations et des systèmes d’information. L’accès physique aux zones où les informations sont collectées, traitées ou entreposées est limité aux employés autorisés. Des contrôles appropriés sont en place sur les systèmes informatiques et les procédures de traitement des données et ces contrôles sont revus en permanence pour assurer la conformité avec notre politique de sécurité et de confidentialité. Nous exigeons que les tiers à qui nous transmettons vos renseignements personnels appliquent des pratiques en matière de protection de la vie privée conformes à nos normes.

Votre droit d’accès à vos renseignements personnels.

Vous avez le droit, sous réserve de certaines exceptions, d’accéder aux renseignements à caractère personnel vous concernant qui sont en notre possession ou sous notre contrôle. Vous avez également le droit de savoir à tierces parties Primaris a transmis vos renseignements.

Comment accéder à vos renseignements personnels?

Veuillez adresser votre demande par écrit au responsable de la protection de la vie privée de Primaris, en précisant aussi clairement que possible quels renseignements personnels vous souhaitez obtenir.

Nous nous efforcerons de répondre à ces demandes dès que possible et vous informerons si, pour une raison quelconque, nous ne pouvons pas vous répondre immédiatement. Il est possible que vous deviez payer des frais pour la récupération de ces renseignements, auquel cas vous en serez informé à l’avance et vous pourrez, si vous le souhaitez, retirer votre demande. Vous pouvez également contester le caractère raisonnable de ces frais.

Des versions mises à jour de la présente politique de confidentialité sont publiées sur le site Web de Primaris, à l’adresse www.primarisreit.com. Pour toute question concernant cette politique, vous pouvez communiquer avec le responsable de la confidentialité de Primaris par téléphone, par courriel ou par courrier postal, aux coordonnées indiquées ci-dessous.

Comment communiquer avec nous :

Pour obtenir davantage de renseignements, déposer une plainte, faire une demande de renseignements ou vous retirer de tout ou partie de cette politique, veuillez contacter le responsable de la confidentialité de Primaris, Mordecai Bobrowsky, par courriel à bobrowsky@primarisreit.com ,ou par téléphone au 416-642-7851 ou par courrier :

À l’attention de : Mordecai Bobrowsky, responsable de la confidentialité,

Primaris Management Inc.

181, rue Wellington Est, Bureau 2720

Toronto, (Ontario) M5J 2T3

Si vous avez une plainte à formuler, nous voulons la connaître.

Si vous avez une plainte concernant la présente politique de confidentialité ou l’une de nos procédures, contactez notre responsable de la confidentialité. Nous ferons le nécessaire pour résoudre le problème. Si nous ne sommes pas en mesure de résoudre votre problème, ou si vous avez d’autres préoccupations concernant la politique de confidentialité et les procédures de Primaris, vous pouvez contacter le bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou, le cas échéant, le commissaire à la protection de la vie privée de la province concernée. Le responsable de la confidentialité de Primaris vous fournira ces coordonnées sur demande.